הגורם המתפעל הינו הגוף האמון על טיפול בהפקדות כספים שמעביר המעסיק בעבור המוצרים הפנסיונים של עובדיו, כולל טיפול בהיזונים חוזרים וביצוע בקרות לפירעון ההפקדות השוטפות אל תוך מבחר המוצרים הפנסיונים של העובדים.

בתחילת שנת 2016 בוצעה הפרדה בין הסוכן שמטפל בעובדים, לבין הגורם המתפעל שמטפל במעסיק ונכנסו לתוקפן תקנות הפיקוח החדשות בנוגע לדיווח מעסיקים אודות העברת כספים לגופים המוסדיים- בעבור עובדיהם. נכון לשנת 2021 – מחויב כל מעסיק לו 10 עובדים ומעלה לדווח לחברת הביטוח על הפקדת תשלומים לקופות הגמל של עובדיו באמצעות ממשק ממוכן בצורה של מבנה אחיד- הנקרא גם בשם "ממשק מעסיקים"

החל מפברואר 2022- מחויבים גם מעסיקים בין 3-10 עובדים

והחל מיוני 2022 – יחויבו גם מעסיקים עם פחות מ3 עובדים

הדיווח מתייחס למספר פרמטרים חשובים:

• פרטים של העובד: פרטים אישיים, שכר להפקדות פנסיוניות, ופירוט תשלומים פטורים ולא פטורים (לעובדים בעלי שכר גבוה).
• פרטים לגבי ההפקדה: פרטים מדויקים של הקופה הפנסיונית אליה מפקיד המעסיק ופרטים לגבי אופן התשלום: העברה בנקאית/ שובר תשלום/ צ'ק.

המעסיק יעביר ייפוי כח בשם "הרשאת מעסיק" – בו יציין את הגורם הנבחר כגורם מתפעל של הארגון, וכן יצרן לו הרשאה לביצוע פעולות .

להלן רשימת פעולות שמורשה גורם מתפעל לבצע בשם המעסיק:

• צירוף עובד/ת לקרן ברירת מחדל
• צירוף עובד/ת לתוכנית ביטוח, אשר דמי הביטוח משולמים במלואם על ידי המעסיק/ה
• קבלת מידע לצורך הפקדת כספים בעד עובד/ת לגוף מוסדי
• הפקדת כספים בהתאם לתקנות תשלומים.
• קבלת משוב, לצורך ביצוע בקרות על נתוני הקליטה האישיים של העובד/ת
• קבלת משוב, לצורך ביצוע בקרות על מימוש הנחות, מתוקף הסדר של המעסיק/ה
• קבלת חיווי לעניין תשלומי מעסיק/ה במקום פיצויי פיטורים, בקשר לשכר מבוטח/ת בתוכנית ביטוח מפני סיכון אובדן    כושר עבודה לעובד/ת, שחל לגביו סעיף 14
• קבלת מידע אודות יתרות פיצויים
• קבלת מידע אודות ביטוח חיים קבוצת.

הגורם המתפעל שנבחר, לא חייב להיות בעל רישיון פנסיוני, עבודתו היא תפעולית ולא ייעוצית ומטרתו של גורם זה היא לדאוג לפירעון מדויק של כספי המעסיק בהתאם לתוכניות הפנסיוניות של העובדים. אין לו הרשאה לשינוי התוכניות הקיימות ולצפייה במיידעים, למעט יתרות פיצויים (כספי הפיצויים הינם בחזקת מעסיק עד לעזיבת עבודה ושחרורם).