בחודש מאי 2022 נכנסו לתוקפם שינויים מהותיים בממשק המעסיקים וזאת בהמשך לרפורמה שהחלה בשנת 2016 אשר יצר הממשק שפה אחידה וממוחשבת באופן בו מדווחים המעסיקים ליצרנים מידע אודות ההפקדות הפנסיוניות של העובדים והיצרנים גם הם מעבירים את הערותיהם למעסיקים בהיזון חוזר.

הממשק החדש עבר מקצה שיפורים אשר אמורים לשפר משמעותית את אחוז קליטת הכספים בקופות הפנסיה והגמל של העובדים ואף לדאוג לקליטה מדויקת של ההפקדות עבור רכיבי הכיסויים הביטוחים, ובעיקר למרכיב אובדן כושר העבודה בפוליסות ביטוחי המנהלים, הקיימים בפוליסות העובדים.

במאמר זה נסקור את 4 השינויים החשובים והמשמעותיים בממשק:

1) שינויים ושיפורים בדיווח שוטף, לרכיב אובדן כושר עבודה:

• אובדן כושר עבודה- המדווח ברכיב נפרד מהתגמולים: הגוף המוסדי יקלוט את ההפקדה עבור א.כ.ע גם אם שולם תעריף שונה מזה שנדרש בפוליסה- ויציין בהיזון חוזר למעסיק את גובה הסכום העודף/ או החסר.
• אובדן כושר עבודה המדווח יחד עם מרכיב התגמולים: המעסיק יוכל לדווח "בסכום אחד" את התשלום עבור מרכיב תגמולי מעסיק וא.כ.ע- בתנאי שהשכר ל2 מרכיבים אלו זהה. כמו כן ניתנה התייחסות להעברת רכיב א.כ.ע לא בהתאם לנדרש בפוליסה: במידה והועבר תשלום עודף: יעביר הגוף המוסדי את העודף למרכיב תגמולי מעסיק בפוליסה (ולא פחות מ5%). במידה והועבר תשלום חסר: יתריע הגוף המוסדי בהיזן חוזר ויציין את גובה הפרמיה החודשית הנדרשת עבורו.

כידוע, תעריף א.כ.ע אינו קבוע לכל חיי הפוליסה, ועולה עם הזמן, על כן בהיזון החוזר המסכם למעסיק, נוסף בלוק מידע חדש בו ידווח הגוף המוסדי למעסיק נתונים על: שיעור הכיסוי הקיים לא.כ.ע (אחוז הפיצוי מהשכר), שיעור ההפקדה הנוכחי והעתידי לא.כ.ע ותאריך העדכון הקרוב של התעריף וסיבת השינוי.

2) דיווח שלילי, בקשת מעסיק לקבל החזר כספים עקב תשלום עודף:

במידה ומעסיק מבקש לקבל כספים בחזרה מהיצרן (דיווח שלילי) יצטרך לעדכן בממשק: מהי סיבת ההחזרה של הכספים, וכן לציין את פרטי הקופה ממנה מבקש לקבל כספים בחזרה. נוספה חובת מעסיק להגשת "תצהיר להשבת כספים"- כשהוא מאומת ע"י עו"ד.

במידה והבקשה להחזר הוגשה לאחר 9 חודשים מהמועד בו הפקיד המעסיק כספים בעודף לקופה, יצרף המעסיק אישור חתום ע"י העובד כי מסכים להחזרת הסכום העודף למעסיק. במידה וההחזר הוא בעקבות הסכם קיבוצי, מספיק לצרף תצהיר ארגון ואין צורך בתצהיר עובד. כמו כן הגוף המוסדי לא מורשה להשיב כספים למעסיק באמצעות המחאה אלא בהעברה בנקאית.

3) דיווח עבור "עובד חדש" של המעסיק:

כאשר מעסיק מדווח לראשונה עבור עובד חדש- נוספה אינדיקציה בממשק כי מדובר בעובד חדש. וכן נוספה חובה לדווח נתוני העסקה כלליים כגון: פרטים אישיים של העובד, מועד התחלת העסקתו, והאם קיים סעיף 14 בהסכם העבודה עימו.

4) החזרת כספים יזומה מהגוף המוסדי, למעסיק:

כאשר יחליט גוף מוסדי להשיב למעסיק כספים באופן יזום יבצע זאת על פי 2 שלבים:

שלב א'- ישלח הגוף המוסדי 3 היזונים חוזרים שבועיים בהם יפרט למעסיק את מהות השגיאה הקיימת תחת קוד שגיאה : "רשומה עברה לטיפול המעסיק"

שלב ב'- ישלח הגוף המוסדי 3 היזונים חוזרים עם קוד שגיאה "השבת כספים יזומה מהגוף המוסדי למעסיק" ויפרט את סוג ההתראה: ראשונה, שניה והשבת כספים בפועל.

שינויים נוספים בממשק הנוכחי:

• במידה ועובד מצטרף לקופת ברירת מחדל של מעסיק (פנסיה/גמל) המעסיק נדרש לצרף טופס הצטרפות חתום עי' העוב.
• העברת כספים ליצרן יהיו ברמת ת.ז. של העובד ולא ברמת מספרי פוליסות, כך שגם אם קיימות לעובד 2 פוליסות אצל אותו יצרן: יועברו הנתונים סהכ של הפוליסות והיצרן יצטרך לחלק את הכספים בין הפוליסות השונות באופן תקין.

לסיכום,

הממשק  החדש הביא עימו שינוים ותוספות רבות אשר מטרתם לייעל ולשפר את תהליך קליטת הכספים בקופות העובדים , וקצרה היריעה מלפרט את כל השינויים במאמר אחד. אנו ממליצים לכם המעסיקים לקרוא ולהכיר היטב את כל השינויים שבוצעו בממשק זה היות והצלחתו תלויה בלא מעט גורמים אשר כל אחד לוקח חלק בשרשרת הטיפול בהפקדות השוטפות.

משגב הנה מנהל הסדר המלווה מעסיקים רבים בטיפול השוטף בכל נושא הפקדות פנסיוניות ומזמינים אתכם לפנות אלינו בכל שאלה ובסיוע הנדרש.

לנוחיותכם להלן קישור לחוזר :

https://www.gov.il/BlobFolder/dynamiccollectorresultitem/notice-2022-9-5/he/payments_deposits%20_changes_08.02.22.docx