החל מיולי 2023, בעת סיום העסקת עובד, נדרשים העובדים וכן כלל המעסיקים במשק, למלא את טופס 161 החדש שפרסמה רשות המיסים, אשר מחליף את המסמכים הקיימים כיום.
הטופס מייצר תהליך עבודה חדש ומורכב יותר מזה הקיים כיום וישנה חשיבות רבה ללמוד וליישם בשטח.

אירוע סיום עזיבה של עובד, מציב את המעסיק בסיטואציה רגישה הן בהיבט המשפטי הדורש סוג מסוים של שליטה והבנה בדיני עבודה, המהווים את הבסיס לזכויות העובד בעזיבה, והן בהיבט הבירוקרטי הכולל בתוכו את הדרישה להנפקת מסמכים לעובד, ובכלל זה מילוי טופס 161 – בו נדרש המעסיק להציג לעובד מגוון נתונים אודות תקופת העבודה, ומענקי הפרישה והפיצויים להם זכאי בסיום העסקתו.

לפני כחודש וחצי, פרסמה רשות המיסים טופס 161 חדש, אשר מיועד להחליף את המסמכים הקיימים כיום לשימוש המעסיק והעובד: טופס 161 (למילוי מעסיק), וטופס 161 א' (למילוי העובד). וחובת המעסיק והעובד להשתמש בו בכל עזיבת עבודה עליה ידווח המעסיק החל מ- 1.7.2023 ואילך.

בעצם, החל מחודש יולי, נדרשים הן המעסיק והן העובד למלא את חלקם על גבי טופס 161 החדש המאוחד, וכך ייראה בעצם תהליך העבודה החדש:

1. שלב ראשון: מעסיק ממלא את חלק א' -במסגרת חלק זה המעסיק ידווח את כל הפרטים ביחס לתקופת העסקת העובד: פרטי העובד והמעסיק, תקופת העבודה (בניכוי תקופות חל"ת), משכורת העובד, סכומי פיצויים שנצברו לעובד בקופות הפנסיה והגמל, וכן התווסף סעיף חדש ומשמעותי ובו יחשב המעסיק את התקרות להטבות המס המגיעות לעובד, חלק זה מהווה בסיס לעובד למילוי חלקו.

2. שלב שני: העובד ממלא את חלק ב'– במסגרת חלק זה העובד נדרש למלא את החלטותיו ביחס למענקי הפרישה וכספי הפיצויים שעומדים לרשותו, במסגרת חלק זה יחליט העובד מה מעוניין לעשות עם הכספים הללו: למשוך את הכספים היום (הפטורים / החייבים במס), או לייעד אותם לקבלת קצבה בגיל הפנסיה (רצף קצבה), או לדחות את התחשבנות המס עד לסיום עבודתו אצל המעסיק הבא (רצף פיצויים) או כל שילוב שיבחר לבצע בין האפשרויות השונות.

3. שלב שלישי: מעסיק ממלא את חלק ג'- במסגרת חלק זה , ועל פי התווית רשות המיסים, יחליט המעסיק האם בסמכותו לתת הנחיות לקופות הגמל והפנסיה עבור כספי הפיצויים של העובד, או שמא עליו להפנות את העובד לפקיד השומה בכדי שזה יחליט בענייניו וימסור את הנחיותיו להמשך טיפול.

הפעלת מנגנון "רצף קצבה אוטומטי":

כאמור, רצף קצבה פירושו כי כספי הפיצויים יעמדו לרשותו של העובד בגיל הפרישה ומהם ימשוך קצבה חודשית ולא יממש אותם כסכום חד פעמי.

במידה והעובד לא ימלא את החלטותיו בטופס 161 (חלק ב'), ובנוסף מתקיימים 2 התנאים הבאים:

1. מענקי הפרישה והפיצויים העומדים לרשותו לא עוברים את סך התקרה שניתן לבצע עליה רצף קצבה אוטומטי (מפורט בדברי ההסבר לטופס 161)
2. המעסיק לא מתכוון לבצע השלמת פיצויים מטעמו, מעבר לסכומי הפיצויים שנצברו לעובד בקופות הגמל והפנסיה.

אזי יוכל המעסיק לתת הנחיות לקופות הגמל והפנסיה של העובד- ולבקש מהן לייעד את הכספים לרצף קצבה אוטומטי. באפשרות זו העובד בעצם לא מקבל החלטה אקטיבית, אלא הרצף יופעל כמנגנון אוטומטי על מנת לסגור את הטיפול בעזיבתו.

המקרים בהם יופנה העובד לפקיד שומה:

רשות המיסים הגדירה את המצבים בהם נדרש המעסיק להפנות את העובד לפקיד שומה על מנת לקבל את האישורים המתאימים להתחשבנות על כספי הפיצויים ומענקי הפרישה העומדים לרשותו:

• במידה והעובד לא ממלא את חלקו בטופס 161, ואחד או יותר מ2 התנאים לביצוע "רצף קצבה אוטומטי " אינם מתקיימים: (ראו התנאים בפסקה קודמת) על המעסיק למלא את חלק ג'2 בטופס 161 ובו לציין את סיבת הפניית העובד לפקיד השומה תוך ציון מספר התנאי בו לא עמד העובד- ורשות המיסים היא זו אשר תנפיק הנחיות עבור קופות הגמל והפנסיה של העובד.
• במידה ועובד כן מילא את חלקו בטופס 161- אך תנאי, אחד או יותר, מהתנאים שהגדירה רשות המיסים אינם מתקיימים : (בטופס 161 הוגדרו 7 תנאים כאלו) על המעסיק למלא את חלק ג'2 בטופס 161 ובו לציין את סיבת הפניית העובד לפקיד השומה תוך ציון מספר התנאי בו לא עמד העובד- ורשות המיסים היא זו אשר תנפיק הנחיות עבור קופות הגמל והפנסיה של העובד.

להלן תרשים זרימה המתאר את התהליך מתחילתו עד סופות:

אין ספק כי בתהליך החדש, הטילה רשות המיסים אחריות רבה וגדולה על המעסיקים,  הן בביצוע חישובים שלא ערכו קודם בטופס 161 הישן, והן בהבנת החלטות העובד לעניין כספי הפיצויים ומענקי הפרישה ועד מתן אישורי ביצוע עבור קופות הגמל והפנסיה.

מעסיקים רבים, מלינים על כך  ובעיקר חוששים מכך שרשות המיסים הפכה אותם למעין יועצים פנסיונים או רואי חשבון- כאשר הם אינם מחזיקים בהשכלה המתאימה לכך.

במילים אחרות, חוששים המעסיקים מטעויות טכניות או טעויות מקצועיות של ממש, אשר עלולות לגרום לעובדים שסיימו עבודה- נזק רב  מבחינה כספית, וזאת בנוסף לכך שלא הוגדרו זמני תקן לעובד למילוי חלקו בטופס, והדבר משפיע בהחלט על משך הזמן לסיום טיפול בכל עזיבת עבודה- אשר עלול לגרום למעסיקים להתעכב במסירת טופס 161 מלא וחתום לעובדים שסיימו העסקה. כך או כך, נראה כי המעסיקים יזדקקו לליווי אישי ומקצועי בנושא, ויפה שעה אחת קודם, ללמוד אודות התהליך החדש ולאמץ שיטת עבודה המתאימה לאופי הארגון, לכמות העזיבות הממוצעת בשנה, ולגובה המשכורות המשולמות בו.