בתקופות שפל בשוק התעסוקה בכלל, ובתקופת הקורונה בפרט- חלים שינויים רבים במצבת כח האדם בארגונים רבים, וכל נושא טיפול המעסיק בסיומי העסקה/ יציאת עובדים לחל"ת הפך שכיח יותר. בסיום העסקת עובד- ישנן מספר פעולות לביצוע על מנת להסדיר את סיום העבודה על פי דרישות החוק:

ראשית על המעסיק להסדיר התחשבנות כספית כגון: פדיון ימי חופשה/דמי הבראה. כמו כן, על המעסיק לתת לעובד אישור סיום העסקה, ומכתב שחרור עבור הקופות הפנסיוניות של בהם מבוטח העובד ובהם מודיע המעסיק על העברת בעלות התוכניות מהמעסיק לידי העובד. לבסוף על המעסיק למלא טופס 161 בו מודיע המעסיק לרשות המיסים על ניתוק יחסי עובד מעביד והטופס מפרט את זכויות העובד לעניין כספי הפיצויים. את הטופס יש להעביר לפקיד השומה בצירוף 3 תלושי שכר אחרונים של העובד, ולמסור עותק לעובד. אופן מילוי טופס 161 עי' המעסיק משפיע על אופן התחשבנות הפיצויים עי' העובד.

כל מעסיק צריך וחייב לדעת כיצד למלא נכון את טופס סיום העסקה 161 , כל שגיאה או טעות, גם אם נעשתה בתום לב, עלולה להוביל לתשלום מס גבוה שלא לצורך עי' העובד, לסירוב פקיד שומה לטפל בפטור על פיצויי העובד עד לקבלת טופס 161 תקין עי' המעסיק.

טופס 161 מורכב מ2 עמודים, במאמר זה נתייחס למספר שדות/ פרמטרים חשובים ולאופן מילויים:

בעמוד הראשון:

יש לרשום את תאריך הגשת הטופס לפקיד שומה ולסמן האם מדובר בטופס מקורי או תיקון טופס קודם, פרטים מדויקים של העובד והמעסיק (יש להקפיד על מס' תיק ניכויים ומס' זהות תקין) ולהזין את תקופת העבודה לפי יום/ חודש/ שנה ואת סיבת הפרישה.

• סעיף ו' " משכורת חודשית אחרונה לפני הפרישה": יש למלא את שכרו החודשי של העובד למעט תשלומים ששולמו לו לכיסוי הוצאות ולשווי שימוש ברכב צמוד מטעם העבודה, סכום משכורת זו יכול להיות גבוה מהשכר שימולא בסעיף "שכר עבודה"– שהוא השכר המשמש לקביעת זכאות העובד לפיצויים.
• סעיף ז'- "תקופות עבודה לא רציפות/ שינויים בשיעורי משרה/ הפחתות שכר": יש למלא שינויים מהותיים שאירעו במהלך שנות העבודה כגון: חופשות ארוכות ללא שכר, שינויים בשיעורי משרה, והפחתות שכר שאינן נובעות משינוי אחוז משרה, תקופות בין חל"ת לחל"ת (דיווח בשורה נפרדת)

בעמוד השני:

• סעיף ח'- "פירוט תשלומים בגין פרישה וסכומים/ זכויות שנצברו לעובד בגין תקופת העבודה": כאן המקום לפרט את כל התשלומים והזכויות המגיעים לעובד בגין פרישתו, בין אם משולמים בזמן הפרישה (עי' המעסיק) או במועד מאוחר יותר (עי' הקופות הפנסיוניות) ולפרט את צבירת הפיצויים בקופות הפנסיוניות השונות של העובד. שדה "סוג משלם"- נועד להצגת זיהוי משלם הפיצויים: מעסיק/קופה מרכזת/ קרן פנסיה וכו'. יש לשים לב לסכומי פיצויים הוניים (קוד 4) או פיצויים קצבתיים (קוד 6) שדה "סוג תשלום"- נועד להצגת סוג התשלום – קוד 20 עבור מענק פרישה רגיל . שדה  "צבירה נוספת"- ישמש להצגת סכומי צבירה נוספים לפיצויים שטרם הופקדו/ נקלטו בקופה הפנסיונית של העובד.
• סעיף יא'- "חישוב סכום המענק הפטור/ החייב וניכוי מס במקור":

שדה "סכום המשכורת הקובעת לפטור"- המשכורת האחרונה ששולמה לעובד כפי שצויינה בחלק ו' ועד לתקרת שכר של 12,340 ₪ (נכון לשנת 2021). שדה "סהכ מענק המשולם בעת הפרישה"- סך הסכומים שישולמו עי' המעסיק/ הקופות הפנסיוניות.

בסעיפים 3-5 מבוצעת התחשבנות המס על הפיצויים, ואותם ימלא המעסיק רק במקרים ש: העובד מילא טופס 161 א', העובד לא פרש במהלך תקופת העבודה ממעסיקים נוספים ואחד או יותר מהתנאים הבאים: 1) סך כל מענקי הפרישה שמקבל העובד אינם עולים על תקרת הפטור (12,340 ₪ לשנת עבודה) 2) מענקי הפרישה משולמים עי' מעסיק ועי משלם אחד מלבדו (קופה פנסיונית/ קופה מרכזית לפיצויים) 3) סכום המענק הפטור ממס משולם עי' משלם אחד- ועל יתר המענקים ינוכה מס מירבי. 4) סכום המענק הפטור משולם עי' משלם אחד וכל יתר המשלמים הם קופות לקצבה- והעובד בחר ברצף קצבה על כולם.

בתקופות מסוימות, ובתקופות הקורונה בפרט המעסיק ממלא טפסי 161 בתכיפות גבוהה, חשוב בשלב מקדים לקבל את צבירות הפיצויים העדכניות מהקופות הפנסיוניות של העובד, ולהתייחס להפקדות פיצויים שטרם נקלטו בקופות העובד.

יש למלא בזמן את טופס 161- עיכוב מתן מסמך זה לעובד עלול לגרור קנס.

על פי הנחיות מס הכנסה בעת פיטורים או פרישה חובה על המעסיק להעביר לעובד: מסמכי שחרור, טופס 161 , ולהעביר לעובד תשלום בגין פיצויי פיטורים- עיכוב תשלום פיצויים מעל 15 ימים ממועד סיום העבודה ייחשב כהלנת פיצויי פיטורים. בפועל זמן טיפול במילוי 161 עלול להתארך מעבר ל15 ימים עקב בירוקרטיה הנדרשת לקבלת נתונים למילוי הטופס.

מעסיק אינו רשאי להתנות מסירת טופס 161 לעובד רק עם קבלת טופס 161 א' חתום עי' העובד. במידה ולא מילא העובד 161 א' המשמעות היא שיצטרך לגשת לפקיד שומה על מנת שיחשב לו את הפטור על הפיצויים גם במקרים בהם יכול היה המעסיק לחשב זאת

אנו ממליצים לכל מעסיק, או איש מקצוע מטעמו להקדיש זמן ללמידת מילוי המסמכים בהתאם לדרישות, ולעשות ככל יכולתו על מנת למסור לעובד את המסמכים בזמן המוקצב לכך על מנת לסיים התחשבנות, וניתוק יחסי עובד מעביד כראוי וכנדרש.